Отчеты, как и формы, являются производными объектами Access, основанными на таблицах или запросах. Формы – удобное средство для оперативного просмотра данных, но основное их предназначение – обеспечить ввод и редактирование данных. После ввода данных в таблицы с помощью форм, облегчающих ввод, вам может потребоваться вывести данные в систематизированном виде. Для представления данных в удобном и простом для восприятия виде используются отчеты. Вывод данных с помощью отчетов. Общие положения. Как и любой объект Access, можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов (рекомендуется для создания чернового варианта отчета). Отчет создается на основе таблицы (нескольких таблиц) или запроса. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта Access, т.е. надо просто выбрать объект базы данных Отчет – Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета.
Для защиты БД Ассеss использует файл рабочих групп systеm.mdw (рабочая группа - это группа пользователей, которые совместно используют ресурсы сети), к которому БД на рабочих станциях подключаются по умолчанию. Файл рабочих групп содержит учётные записи пользователей и групп, а также пароли пользователей. Учётным записям могут быть предоставлены права на доступ к БД и её объектам, при этом сами разрешения на доступ хранятся в БД. Для обеспечения защиты БД Ассеss необходимо создать рабочую группу, используя файл - администратор рабочих групп wrkgаdm.еxе. При создании уникальной рабочей группы задается имя пользователя, название организации и код рабочей группы. Файл рабочей группы MS Ассеss содержит следующие встроенные учётные записи: 1. Аdmins - стандартная учётная запись пользователя. Данные записи являются одинаковыми для всех экземпляров Мs Ассеss; 2. Аdmin - учётная запись группы администратора - является уникальной в каждом файле рабочей группы; 3. Usеrs - содержит учётные записи пользователей. Для создания файла рабочих групп необходимо выйти из Ассеss и в папке systеm или systеm32 в каталоге windоws найти файл рабочей группы и создать новую рабочую группу (может быть до 20 цифровых или буквенных обозначений). Группа Аdmins может содержать произвольное число пользователей, но владелец объекта всегда один (владельцем объекта может быть учётная запись, которая создавала объект или которой были переданы права на его использование). Так как чтение записи Аdmin возможно для всех рабочих групп и данные учётные записи являются одинаковыми, то пользователя АDМIN необходимо удалить из группы администраторов, для чего следует создать новую учётную запись администратора и задать пароль на его учётные записи и на учетные записи владельца. Зашифровать и дешифровать базу данных могут только её владелец и члены группы Admins. Для шифрования Jet использует алгоритм RSA (назван по первым буквам фамилий его изобретателей: Rivest, Shamir, Adelman) с ключом на основе идентификатора рабочей группы. У шифрования базы данных имеется два негативных побочных эффекта. Во-первых, снижается её быстродействие - по оценкам Microsoft, процентов на 10-15. Во-вторых, зашифрованную базу данных нельзя сжимать такими программами, как PKZip, LHA, Stacker и DriveSpace. Точнее, сжимать можно, только в этом нет смысла - её размер уменьшится незначительно. Разграничение прав доступа пользователей Разрешения к доступу называются явными, если они принадлежат или присвоены учётной записи пользователя.
Пример создания защиты данных в MS Access:
Рис.4 Создание защиты данных
Создание отчетов в СУБД MS Access. Оформление отчетной документации по MS Access. Защита проектов по СУБД MS Access.
Система безопасности БД должна обеспечивать физическую целостность БД и защиту от несанкционированного вторжения с целью чтения содержимого и изменения данных. Защита БД производится на двух уровнях: - на уровне пароля; -на уровне пользователя (защита учетных записей пользователей и идентифицированных объектов). Для защиты БД Ассеss использует файл рабочих групп systеm.mdw (рабочая группа - это группа пользователей, которые совместно используют ресурсы сети), к которому БД на рабочих станциях подключаются по умолчанию. Файл рабочих групп содержит учётные записи пользователей и групп, а также пароли пользователей. Учётным записям могут быть предоставлены права на доступ к БД и её объектам, при этом сами разрешения на доступ хранятся в БД. Для обеспечения защиты БД Ассеss необходимо создать рабочую группу, используя файл - администратор рабочих групп wrkgаdm.еxе. При создании уникальной рабочей группы задается имя пользователя, название организации и код рабочей группы. Файл рабочей группы MS Ассеss содержит следующие встроенные учётные записи: 1. Аdmins - стандартная учётная запись пользователя. Данные записи являются одинаковыми для всех экземпляров Мs Ассеss; 2. Аdmin - учётная запись группы администратора - является уникальной в каждом файле рабочей группы; 3. Usеrs - содержит учётные записи пользователей. Для создания файла рабочих групп необходимо выйти из Ассеss и в папке systеm или systеm32 в каталоге windоws найти файл рабочей группы и создать новую рабочую группу (может быть до 20 цифровых или буквенных обозначений).
Пример создания отчетов в MS Access:
Рис.5 Создание отчетов
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На учебной практике УП 04.01. и УП 04.02. мною были закреплены знания по дисциплинам: МДК 04.01. «Работа с аппаратным обеспечением ЭВМ и ПК» и МДК 04.02. «Работа с программным обеспечением ЭВМ и ПК». Мною был повторен такой материал, как: внешняя архитектура компьютера, подключение устройств, настройка программ и интерфейсов, работа с программами- редакторами и др.
На практике были изучены и расписаны следующие темы:
1. Создание презентации
62. Формы, отчеты, запросы в субд Access, их назначение, методы создания.
Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу (моментальный снимок ) – образ отобранных из базовых таблиц полей и записей. Если хотят подчеркнуть факт «временности» этой таблицы, то ее еще называют моментальным снимком. Когда мы работаем с основными таблицами базы, мы физически имеем дело с жестким диском, то есть с очень медленным устройством. Когда же на основании запроса мы получаем результирующую таблицу, то имеем дело с электронной таблицей, не имеющей аналогов на жестком диске, - это образ отобранных полей и записей. Основной принцип состоит в том, что от базовых таблиц никакой упорядоченности не требуется. Все
записи в основные таблицы вносятся только в естественном порядке по мере их поступления, то есть в неупорядоченном виде. Работа с образом происходит быстрее и эффективнее, нежели с таблицами, хранящимися на жестком диске.
Обновление БД тоже можно осуществить посредством запроса. В базовые таблицы все данные вносятся в порядке поступления, т.е. они не упорядочены. Но по соответствующему запросу можно получить отсортированные и отфильтрованные нужным образом данные.
Формы. Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.
Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
63. Характеристика, назначение современных субд.
Microsoft Access 2003, 32-разрядная СУБД реляционного типа, работающая в среде Windows 2003 /T/XP и более поздних версиях. Этот программный продукт является составной частью интегрированного пакета Microsoft Office Professional, относительно прост в изучении и использовании, одинаково подходит как для начинающих пользователей, так и для профессионалов. К основным хар-кам СУБД Access относятся:
Графический многооконный интерфейс, позволяющий в диалоговом режиме создавать таблицы, формы, запросы, отчеты и макросы
Наличие развитых диалоговых средств конструирования (таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов)
Наличие специальных инструментальных средств, автоматизирующих работу, называемых мастерами
Наличие средств соблюдения целостности данных на уровне базы данных
Наличие средств обеспечения безопасности данных (защита паролем, ограничение уровня доступа и возможность работы в многопользовательских системах)
Использование объектной технологии OLE для внедрения в базу данных объектов различной природы (текстов, электронных таблиц, рисунков)
Наличие собственного языка программирования Visual Basic, объектно-ориентированного языка для разработки приложений пользователя, обладающего свойством автономности от СУБД и переносимости в другие приложения MS Office
Полная поддержка языка запросов SQL
Возможность интеграции данных из разных СУБД.
Следует более подробно рассмотреть программные продукты компании Microsoft. Наиболее интересной чертой этих пакетов являются их большие возможности интеграции, совместной работы и использования данных, так как данные пакеты являются продуктами одного производителя, а также используют сходные технологии обмена данными.
Visual FoxPro отличается высокой скоростью, имеет встроенный объектно-ориентированный язык программирования с использованием диалектов xBase и SQL (Эти диалекты встроены во многие СУБД). Имеет высокий уровень объектной модели. При использовании в вычислительных сетях обеспечивает как монопольный, так и раздельный доступ пользователей к данным.
Access входит в состав самого популярного пакета MS Office. Основные преимущества: знаком многим конечным пользователям и обладает высокой устойчивостью данных, прост в освоении, может использоваться непрофессиональным программистом, позволяет готовить отчеты из баз данных различных форматов. Программный пакет Access предназначен для создания отчетов произвольной формы на основании различных данных и разработки‚ некоммерческих приложений.
Visual Basic - это универсальный объектно-ориентированный язык программирования, диалекты которого встроены в Access, Visual FoxPro. Преимущества: универсальность, возможность создания компонентов OLE, невысокие требования к аппаратным ресурсам ЭВМ. Применяется для создания приложений средней мощности, не связанных с большой интенсивностью обработки данных, разработки компонентов OLE, интеграция компонентов MS Office.
Visual С++ - наиболее мощный объектно-ориентированный язык программирования, обладает неограниченной функциональностью. Этот язык предназначен для создания компонентов приложений для выполнения операций, критичных по скорости.
SQL Server - сервер баз данных, реализует подход клиент-сервер и взаимодействует с указанными пакетами. Главные достоинства: высокая степень защиты данных, мощные средства для обработки данных, высокая производительность. Область применения: хранение больших объемов данных, хранение высокоценных данных или данных, требующих соблюдения режима секретности.
Указанные программные продукты имеют возможности визуального проектирования интерфейса пользователя, то есть разработчик из готовых фрагментов создает элементы интерфейса, программирует только их изменения в ответ на какие-либо события.
Отчеты в Access используются для представления данных в легком для понимания и выразительном виде и предназначены в основном для вывода их на печать, а не для отображения на экране. Обычно отчеты являются конечными продуктами работы с БД. Как и для создания форм, для создания отчета используются данные из таблиц и запросов (иногда и форм, однако этот случай уже не относится к простым отчетам).
При проектировании отчетов в значительной мере используются те же технологии, что при проектировании форм, однако, в отличие от форм, пользователю в отчетах не разрешается менять данные. При редактировании отчетов в режиме Конструктор (см. рис. 42) используются те же области интерфейса, что и при редактировании формы – области Заголовка и Примечания , области Верхнего и Нижнего колонтитулов , Область данных.
Рис. 38. Окно выбора режимов создания отчетов
Для создания отчетов используются режимы: Конструктор , Мастер отчетов, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки , а также Автоотчеты: в столбец и ленточный (см. рис. 38).
Как и в случае с формами, полностью готовый отчет, созданный с помощью Автоотчетов, получается сразу же после задания исходной таблицы или запроса. Мастер Почтовые наклейки хотя и работает в несколько шагов, но не требует особых пояснений. На основе же использования Мастера отчетов создается большинство отчетов в Access, которые могут иметь достаточно сложную структуру. Ниже будет подробно рассмотрена работа с этим Мастером.
Необходимо отметить однако, что все перечисленные выше отчеты называются присоединенными (к источнику данных), так как все они, подобно формам, используют для своего построения таблицы или запросы. Наиболее же сложную структуру имеют отчеты, созданные «с нуля» самим пользователем в режиме Конструктор . Отчеты, которые могут содержать подчиненные отчеты, использовать специальные сортировки, не предоставляемые Мастерами, а также использовать различные функции Access и т.п., относится к т.н. свободным отчетам. Однако создание сложных отчетов с помощью Конструктора требует дополнительных знаний и здесь не рассматривается.
На основе Мастера отчетов в Access может быть подготовлен отчет, в котором данные исходной таблицы или запроса объединяются по определенным критериям. Такие отчеты создаются чаще всего, так как они позволяют вычислять итоговые значения для групп данных и предоставляют информацию в удобном для использования виде. Для создания таких итоговых отчетов используется команда Группировка… (см. рис. 39) и соответствующие вычисления по сгруппированным данным в диалоговом окне Итоги (см. рис. 41). При этом можно задать до четырех полей, по которым будет проводиться группировка данных.
Создайте с помощью Мастера отчетов для таблицы «Контракты» отчет, в котором данные будут сгруппированы по полю «Товар». Внутри группы выполните сортировку данных по дате (см. рис. 39). При этом, используя команду Группировка… , задайте свои интервалы группировки для данных в группируемых полях (см. рис. 40).
Рис. 40. Выбор интервалов группировки для полей с группировкой
Рис. 41. Окно задания вычислений при создании отчета с итогами
Отредактировать созданный отчет всегда можно в режиме Конструктор (см. рис. 42). Чтобы определить или изменить свойства отдельных областей отчета, надо щелкнуть мышью по полосе названия соответствующей области и выбрать команду Свойства .
Заметим, что в отчетах некоторые из управляющих элементов содержат свойства Расширение и Сжатие . Если для них установить значение равным True , то при печати Access автоматически будет подгонять размер соответствующего элемента, благодаря чему длинный текст не будет обрезаться окном этого элемента, а короткий не будет сжимать окно элемента, чтобы оно не занимало лишнее место при выводе на печать.
В заключение работы с БД продемонстрируем простую и полезную возможность, которую предоставляет СУБД Access благодаря ее совместимости с другими программными приложениями пакета Microsoft Office (MS), – подготовим рассылку серийных писем в тестовом редакторе Word, используя информацию, хранящуюся в таблицах базы данных.
Подготовьте в текстовом редакторе Word шаблон серийного письма с благодарностью клиентам за активное участие в заключении контрактов на поставку и заказ товаров на вашем складе.
Рис. 42. Окно Конструктора для редактирования отчета
Создайте новый запрос «Благодарности», в который включите названия организаций, принимавших наиболее активное участие в заключении контрактов с вашей фирмой, определив условие на выборку по сумме заключенных контрактов на поставку товаров (в выборку должны попасть три лучшие фирмы). На базе сформированного запроса начните создание нового отчета, используя мастер Слияние с MS Word, для чего необходимо последовательно выполнить команды Связи c Office/ Связь с MS Word .
После этого откроется диалоговое окно Мастера составных документов . Вы можете работать как с подготовленным ранее документом MS Word, так и создать новый, выбрав соответствующую команду в диалоговом окне. При создании нового документа Access запускает Word, устанавливает DDЕ-связь между Word и Access и открывает новый текстовый документ, в котором можно составить новое письмо.
Подготовьте серийное письмо с содержанием, представленным на рис. 43. Выделенные кавычками названия полей вводятся в последовательно соответствующее место текста письма из списка, который необходимо раскрыть щелчком мыши по пиктограмме Добавить поле слияния (см. рис. 43). В списке должны быть перечислены все поля созданного запроса «Благодарности», в том числе и необходимые нам поля «Клиенты» и «Товары». После щелчка мышью по пиктограмме Поля/Данные и используя кнопки прокрутки значения полей из таблицы запроса БД, можно предварительно просмотреть подготовленные к печати письма.
Рис. 43. Организация связи Word и Access
При печати писем они заменяются данными соответствующей таблицы БД. Количество писем определяется числом записей в таблице, из которой вставляются значения для управляющих полей в письме поочередно для каждой записи.
Сохранив и закрыв текстовый документ, вернитесь в Access. Благодаря DDE-связи при изменении данных в таблице Access данные в серийном письме обновятся автоматически. Заметим, что при открытии файла с серийным письмом в редакторе Word автоматически загружается и Access с нужной базой данных.
Конец работы -
Эта тема принадлежит разделу:
Работа с базами данных
Белорусский государственный технологический университет.. кафедра информатики и вычислительной техники..
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5
Создание экранных форм и отчетов в СУБД Microsoft Access
Цель работы . Получение навыков создания экранных форм для управления данными в СУБД Microsoft Access.
Цель работы . Получение навыков создания отчетов в СУБД Microsoft Access.
СОЗДАНИЕ ЭКРАННЫХ ФОРМ В СУБД MICROSOFT ACCESS
Выполнение работы
1. Создайте экранные формы для управления данными в режиме мастера.
С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы.
Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад . Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.
Чтобы лучше представить, как создавать простые формы с помощью Мастера форм, опишем процедуру создания формы карточки медицинского учета "КМУ" . Источником данных для этой формы будет таблица "КМУ". Чтобы с помощью мастера создать простую форму, не содержащую подчиненных форм:
Щелкните по ярлыку Формы в окне базы данных.
Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. В списке вариантов в появившемся диалоговом окне Новая форма выделите элемент Мастер форм и нажмите кнопку ОК . То же самое можно сделать, дважды щелкнув по ярлыку Создание формы с помощью мастера , находящемуся перед списком существующих форм в базе данных.
Появится первое диалоговое окно Мастера форм (рис. 2.1). В поле со списком Таблицы и запросы , как и в раскрывающемся списке в окне Новая форма, будут отображены имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут использоваться в качестве источника данных для формы. Раскройте этот список и выберите имя таблицы или запроса. В нашем примере – это таблица "КМУ".
Рис. 2.1. Первое диалоговое окно Мастера форм
В списке Доступные поля этого диалогового окна отображаются все поля выбранной таблицы или запроса. Добавление полей в форму позволит просматривать и редактировать данные выбранной таблицы. Чтобы добавить в создаваемую форму только некоторые поля, выделите каждое из этих полей и нажмите кнопку ">". Выделенное поле будет перемещено из списка Доступные поля в список Выбранные поля . Чтобы добавить в создаваемую форму сразу все поля из выбранной таблицы или запроса, нажмите кнопку ">>". Нажмите кнопку Далее для отображения второго диалогового окна Мастера форм.
Во втором диалоговом окне мастера (рис. 2.2) можно определить вид формы. Чтобы задать внешний вид формы, выберите один из переключателей: в один столбец , ленточный , табличный , выровненный , сводная таблица или сводная диаграмма .
После выбора подходящего режима отображения данных в форме нажмите кнопку Далее для отображения следующего диалогового окна Мастера форм.
Рис. 2.2. Второе диалоговое окно Мастера форм
Третье диалоговое окно Мастера форм (рис. 2.3) предназначено для выбора стиля оформления новой формы. Мастер предлагает несколько стандартных стилей оформления. Выберите один из предлагаемых стилей и нажмите кнопку Далее .
В последнем диалоговом окне Мастера форм (рис. 2.4) требуется указать название формы. В поле ввода этого диалогового окна введите название формы: КМУ. Чтобы отобразить созданную мастером форму в режиме Формы, выберите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных , после чего нажмите кнопку Готово .
Рис. 2.3. Третье диалоговое окно Мастера форм
Рис. 2.4. Последнее диалоговое окно Мастера форм
В результате мастером будет создана форма в соответствии с выбранными параметрами и сохранена с указанным именем, затем эта форма будет открыта в заданном режиме. На рис. 2.5 представлена созданная форма, открытая в режиме Формы.
Рис. 2.5. Форма "КМУ", созданная с помощью Мастера форм
Созданная с помощью мастера форма "КМУ " готова к использованию. Однако можно улучшить ее внешний вид, изменив некоторые параметры оформления.
2. Доработайте экранные формы в режиме конструктора.
Выберите форму из списка и нажмите кнопу Конструктор на панели инструментов. Доработаем форму «КМУ» таким образом, чтобы на карточке отображались медицинские услуги, оказанные пациенту.
Создайте форму «Оказанные медицинские услуги» в режиме мастера (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Форма «Оказанные медицинские услуги в режиме Конструктора
Откройте форму «Оказание медицинских услуг» в режиме Конструктора. Наведите указатель мыши в квадрат, расположенный в левом верхнем углу формы и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся меню выберите пункт Свойства . Установите свойство Режим по умолчанию в состояние Режим таблицы (рис. 2.7). И сохраните форму «Оказание медицинских услуг».
Рис. 2.7. Свойства формы «Оказанные медицинские услуги»
Откройте форму «КМУ» в режиме конструктора (рис. 2.8).
Рис. 2.8. Форма «КМУ» в режиме конструктора
С помощью мыши увеличьте область данных и расположите элементы управления, находящиеся на форме так, как показано на рис. 2.9.
Рис. 2.9. Формы «КМУ» после изменения расположения элементов управления в режиме Конструктора
Отобразите панель элементов нажатием кнопки . На панели элементов выберите элемент «Подчиненная форма/отчет». Мышью укажите на форме область, в которой будет располагаться таблица оказанных медицинских услуг. При этом на экране появится диалог изображенный на рис. 2.10.
Рис. 2.10. Первое окно мастера подчиненных форм.
Выберите из списка форму «Оказанные медицинские услуги». Нажмите кнопку Далее . Определите связь между главной и подчиненной формой так как показано на рис. 2.11
Рис. 2.11. Второе окно мастера подчиненных форм.
Рис.2.12. Третье окно мастера подчиненных форм.
В результате получится форма, изображенная на рис. 2.13.
Рис. 2.13. Форма «КМУ» с табличной частью
В верхней части отображается и редактируется шапка КМУ, а в нижней – табличная часть.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В СУБД MICROSOFT ACCESS
Выполнение работы
1. Создайте отчеты, эскизы которых вы нарисовали в процессе домашней подготовки.
Простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе запроса «Услуги по сотрудникам за период»:
SELECT Сотрудники.Код, Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя,
Сотрудники.Отчество, МедицинскиеУслуги.Наименование,
Sum(ОказанныеМедицинскиеУслуги.Количество) AS Количество
FROM Сотрудники INNER JOIN
(МедицинскиеУслуги INNER JOIN
ОказанныеМедицинскиеУслуги
ON МедицинскиеУслуги.Код=ОказанныеМедицинскиеУслуги.КодУслуги)
ON Сотрудники.Код=ОказанныеМедицинскиеУслуги.КодСпециалиста
WHERE Дата Between ’01.01.2006’ And ’31.12.2006’
GROUP BY Сотрудники.Код, Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя,
Сотрудники.Отчество, МедицинскиеУслуги.Наименование
ORDER BY Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя, Сотрудники.Отчество,
МедицинскиеУслуги.Наименование
На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать . Появится диалоговое окно Новый отчет (см. рис. 4.1). В списке диалогового окна Новый отчет выделите элемент Мастер отчетов . В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет , содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем запрос «Услуги по сотрудникам за период». Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (рис. 4.2).
Рис. 4.1. Первое диалоговое окно Мастера отчетов
Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из запроса «Услуги по сотрудникам за период» в отчете будут использоваться все поля. С помощью кнопки ">>" переместите поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля . В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.
Рис. 4.2. Второе диалоговое окно Мастера отчетов
Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Чтобы осуществить группировку по кодам сотрудников, выделите в списке элемент Код .
Access 2002 позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям (рис. 4.3). Выберите в первом раскрывающемся списке поле "Наименование". По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.
Рис. 4.3. Третье диалоговое окно Мастера отчетов
Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 4.4. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. Выберите в группе Макет переключатель ступенчатый . Чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее .
Рис. 4.4. Четвертоедиалоговое окно Мастера отчетов
В пятом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля (рис. 4.5). Для создаваемого отчета выберите стиль Деловой , а затем нажмите кнопку Далее для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.
Рис. 4.5. Шестое диалоговое окно Мастера отчетов
В последнем диалоговом окне Мастера (рис. 4.6) отчетов в качестве заголовка отчета введите: «Услуги по сотрудникам за период». Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет и нажмите кнопку Готово для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра.
На рис. 4.7 изображен отчет, созданный мастером. Для просмотра всех частей отчета воспользуйтесь вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки. Этот отчет можно использовать непосредственно в том виде, как его создал мастер, или применить его как основу для разработки более сложного отчета.
Рис. 4.6. Последнее диалоговое окно Мастера отчетов
Рис. 4.7. Отчет "Услуги по сотрудникам за период", созданный Мастером отчетов
2. Доработайте отчет в режиме конструктора
Более гибко настраивать вид отчета позволяет Конструктор отчетов. Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Разделы отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид в режиме Конструктора.
Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.
Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике - таблице и запросе.
Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.
Создание отчета с помощью Мастера . Для создания отчета с помощью мастера необходимо:
· В окне База данных щелкнуть по ярлычку Отчет, а затем по кнопке «Добавить»;
· В списке выбор таблицы/запроса выбрать имя базовой таблицы;
· Нажать кнопку «Мастер» и выбрать в списке одну из программ-мастеров. Например, «В один столбец»;
· В окне диалога Отчет в один столбец выбрать поля базовой таблицы, которые желательно включить в отчет, и щелкнуть кнопку «Далее»;
· Определить вид отчета и ввести его заголовок. Каждый выбор завершается щелчком по кнопке «Далее»;
· Выбрать режим просмотра отчета. В режиме предварительного просмотра можно просмотреть отчет с данными. В режиме Конструктора можно продолжить разработку отчета.
Отчет (report) - это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы. В MicrosoftAccess 2007 для созданияотчетов можно использовать различные средства (рис. 1):
· Мастер отчетов
· Конструктор отчетов
· Инструмент Report
· Пустой report
Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а
Мастер отчетов . Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:
· В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.
· В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.
· Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 1).
· Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>.
· На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.
· На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.
· На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.
· На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.
· Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер_отчетов. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.
Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.
Мастер форм. Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо нажать кнопку Другие формы, а затем выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.
В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Например, выберем из списка таблицу Студенты.
Затем все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>. Необходимо отметить, что, если form создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, например в один столбец и щелкнуть Далее. В следующем окне выберем требуемый стиль - официальный
После выбора стиля, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя (например, Студенты мастер_форм) и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.
После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.
Конструктор форм . Для создания новой пустой формы Студенты необходимо выполнить следующее:
1. В окне приложения Access 2007 выбрать вкладку Создание. Выполнить щелчок на пиктограмме "Конструктор форм". В окне редактирования появится окно Form1 с пустой областью данных. 2. Для отображения списка полей требуемой таблицы выполнить щелчок на пиктограмме "Добавить существующие поля", появится список таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей (рис.7).
3. Поля из списка переместить на форму. Добавление полей осуществляется при нажатой левой кнопки мыши. 4. Поместить поля на форму (рис. 9).
5. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:
· Выделить поле с именем щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.
· Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде четырех направленной стрелки позволяет перемещать объект.
· Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.
· Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.
· Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.
· Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или другим способом.
Если вид формы не удовлетворяет, ее можно открыть в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить.
